Informationspflichten (gemäß § 17 DSG-EKD)

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Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten (kurz „Daten") daher ausschließlich auf der Grundlage gesetzlicher Bestimmungen. Mit dieser Datenschutzerklärung wollen wir Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten in unserer Einrichtung und die Ihnen zustehenden datenschutzrechtlichen Ansprüche und Rechte im Sinne des § 17 Kirchengesetz über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD) umfassend informieren.

1. Name und Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle ist:

Haus Marienthal Evang. Kinder-, Jugend- und Familienhilfe Schweinfurt GmbH

Am oberen Marienbach 7

97421 Schweinfurt

Telefon: 09721 / 7284-0

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Die verantwortliche Stelle wird gesetzlich vertreten durch:

Rainer Brandenstein (Geschäftsführung)

Am oberen Marienbach 7

97421 Schweinfurt

Telefon: 09721 / 7284-14

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Der externe Datenschutzbeauftragte ist:

Projekt 29 GmbH & Co. KG

Christian Volkmer (Geschäftsführung)

Ostengasse 14

93047 Regensburg

Telefon: 0941 / 2986930

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Der örtliche Datenschutzkoordinator ist:

Peter Kuhn

Am oberen Marienbach 7

97421 Schweinfurt

Telefon: 09721 / 7284-12

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2. Erhebung und Speicherung von personenbezogenen Daten

Das Haus Marienthal speichert mit Einwilligung seiner Klienten, Mitarbeitenden und sonstigen Partner deren personenbezogene Daten, verarbeitet diese auch auf elektronischem Weg und nutzt sie zur Erfüllung der Aufgaben, sofern die Einrichtung aufgrund gesetzlicher Ermächtigung nicht ohnehin schon befugt ist, personenbezogene Daten zu erheben.

Die Verarbeitung Ihrer Daten ist somit zum Abschluss bzw. zur Erfüllung eines mit uns eingegangenen Vertrages erforderlich. Wenn Sie uns Ihre Daten nicht zur Verfügung stellen, müssen wir den Abschluss eines Vertrags in aller Regel ablehnen bzw. können wir einen bestehenden Vertrag nicht mehr weiter durchführen. Sie sind jedoch nicht verpflichtet, eine Einwilligung zur Verarbeitung von Daten zu erteilen, die zur Vertragserfüllung nicht relevant bzw. gesetzlich nicht erforderlich sind.

 

Wir verarbeiten somit Daten, die wir im Rahmen der Vertragsanbahnung bzw. -abwicklung, anhand von Einwilligungen oder im Rahmen Ihrer Bewerbung bzw. Ihrer Mitarbeiterschaft von Ihnen erhalten haben. Zu diesen personenbezogenen Daten zählen:

z.B. bei Klienten: Stammdaten (Vor- und Zuname, Geburtsdatum), Kontaktdaten (Adresse, Telefon, Fax, Mail-Adresse), Bankdaten, Bildaufnahmen, etc.

z.B. bei Bewerbern und Mitarbeitenden: Stammdaten (Vor- und Zuname, Geburtsdatum), Kontaktdaten (Adresse, Telefon, Fax, Mail-Adresse), Religionszugehörigkeit, Bankdaten, Daten aus Lebenslauf und Arbeitszeugnissen, Bildaufnahmen, etc.

z.B. bei Geschäftspartnern: Firma, Bezeichnung der rechtsgeschäftlichen Vertreter, Kontaktdaten (Adresse, Telefon, Fax, Mail-Adresse), Ansprechpartner, Bankdaten, Zahlungsdaten, Handelsregisternummer, Umsatzsteuer-ID, Betriebsnummer, etc.

 

Darüber hinaus verarbeiten wir auch folgende sonstige personenbezogene Daten:

  • Daten aus Ihrem elektronischen Verkehr mit uns (z.B. IP-Adresse, Log-in-Daten)

  • Daten zur speziellen Fallproblematik von Klienten

  • Vertragsspezifische Daten, Auftragsdaten, Umsatz- und Belegdaten, Kunden- und Lieferantenhistorie sowie Beratungsunterlagen

  • Kontaktdaten von Spendern

  • Verteilerlisten für Druckerzeugnisse

  • sonstige Daten, die wir von Ihnen im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung (z.B. in Aufnahmegesprächen) erhalten haben.

3. Zweck und Verwendung von personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen des DSG-EKD, der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in der jeweils geltenden Fassung:

  • zur Erfüllung von (vor-)vertraglichen Pflichten (§ 6 Abs. 5 DSG-EKD):

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt für die Vertragsabwicklung online oder in einer unserer Dienststellen bzw. zur Vertragsabwicklung Ihrer Mitarbeiterschaft in unserer Einrichtung. Die Daten werden insbesondere bei Geschäftsanbahnung und bei Durchführung der Verträge mit Ihnen verarbeitet.

  • zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (§ 6 Abs. 1 DSG-EKD):

Die Verarbeitung Ihrer Daten ist zum Zweck der Erfüllung unterschiedlicher gesetzlicher Verpflichtungen, z.B. aus dem Sozialgesetzbuch, dem Arbeitsrecht, dem Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung, erforderlich.

  • im Rahmen Ihrer Einwilligung (§ 6 Abs. 2 DSG-EKD):

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, z.B. zur Veröffentlichung von Fotos, Zusendung von Broschüren, Bewerbungen etc.

  • zur Wahrung berechtigter Interessen (§ 6 Abs. 4 DSG-EKD):

Aufgrund einer Interessenabwägung kann eine Datenverarbeitung über die eigentliche Erfüllung des Vertrags hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten erfolgen. Eine Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt beispielsweise in folgenden Fällen:

    • Maßnahmen zur Geschäftssteuerung

    • Maßnahmen zur Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten

    • Maßnahmen im Rahmen der Rechtsverfolgung

4. Empfänger von personenbezogenen Daten

Alle personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen von Kenntnis und Zugriff Dritter geschützt. Ihre Daten werden in unserer Datenbank verarbeitet. Die Datenbank unterstützt die Anhebung der Datenqualität der vorhandenen Daten und ermöglicht die Anreicherung mit Daten aus öffentlichen Quellen.

Diese Daten werden der Geschäftsstelle des Diakonischen Werkes Schweinfurt (sofern zur Vertragsabwicklung notwendig) zur Verfügung gestellt. Das Speichern von persönlichen Daten erfolgt unternehmensbezogen und getrennt, wobei die Geschäftsstelle für die einzelnen teilnehmenden Einrichtungen als Dienstleister fungiert.

Wenn wir einen Dienstleister im Sinn einer Auftragsverarbeitung einsetzen, bleiben wir dennoch für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich. Sämtliche Auftragsverarbeiter sind vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Leistungserbringung zu verarbeiten. Die von uns beauftragten Auftragsverarbeiter erhalten Ihre Daten, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Diese sind z.B. IT-Dienstleister, die wir für Betrieb und Sicherheit unseres IT-Systems benötigen, das Kirchliche Rechenzentrum Südwestdeutschland für die Gehaltsabrechnung, die Zusatzversorgungskasse für die zusätzliche Altersabsicherung, Pflegeversicherungen, Krankenversicherungen, Beihilfeversicherungen, Träger der (örtlichen bzw. überörtlichen) Sozialhilfe, Zuschussgeber sowie bei Kindergärten und Horten das „KiBiG.web“ für die Abrechnung mit den öffentlichen Fördermittelgebern.

Bei Vorliegen einer gesetzlichen Verpflichtung sowie im Rahmen der Rechtsverfolgung können Behörden und Gerichte sowie externe Auditoren Empfänger Ihrer Daten sein. Darüber hinaus können zum Zweck der Vertragsanbahnung und -erfüllung Versicherungen, Banken, Auskunfteien und Dienstleister Empfänger Ihrer Daten sein. Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht für Werbezwecke weitergegeben und auch nicht an Drittländer oder internationale Organisationen übermittelt.

5. Löschung von personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Ihre Daten nur bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehung oder bis zum Ablauf der geltenden gesetzlichen oder rechtsgeschäftlichen Aufbewahrungsfristen (etwa aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder dem Arbeitszeitgesetz); danach werden sie umgehend, vollständig und sicher gelöscht.

Bei Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, bei denen sie als Beweismittel benötigt werden, werden personenbezogene Daten erst nach Ende dieser Rechtsstreitigkeiten gelöscht.

6. Rechte als betroffene Person (§§ 18-25 DSG-EKD)

Den von der Datenverarbeitung betroffenen Personen stehen folgende Rechte zu:

 

Recht auf Auskunft:

Sie können von uns eine Auskunft verlangen, ob und in welchem Ausmaß wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Dies gilt insbesondere für die Zwecke der Datenverarbeitung, die Kategorien der personenbezogenen Daten, ggf. die Kategorien von Empfängern, die Speicherdauer, ggf. die Herkunft Ihrer Daten sowie ggf. für das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Details.

 

Recht auf Berichtigung:

Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.

 

Recht auf Löschung:

Sie können die Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, wenn wir diese unrechtmäßig verarbeiten oder die Verarbeitung unverhältnismäßig in Ihre berechtigten Schutzinteressen eingreift. Es kann jedoch Gründe geben, die eine sofortige Löschung verbieten (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten).

 

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn

  • Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen,

  • die Verarbeitung der Daten unrechtmäßig ist, Sie aber eine Löschung ablehnen und stattdessen eine Einschränkung der Datennutzung verlangen,

  • wir die Daten für den vorgesehenen Zweck nicht mehr benötigen, Sie diese Daten aber noch zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen brauchen, oder

  • Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten eingelegt haben.

 

Recht auf Datenübertragbarkeit:

Sie können verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten, die Sie der Einrichtung bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen, und dass Sie diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns übermitteln können, sofern

  • wir diese Daten aufgrund einer von Ihnen erteilten und widerrufbaren Zustimmung oder zur Erfüllung eines Vertrages zwischen uns verarbeiten, und

  • diese Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Bei technischer Machbarkeit können Sie von uns eine direkte Übermittlung Ihrer Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen.

 

Widerspruchsrecht:

Verarbeiten wir Ihre Daten aus berechtigtem Interesse, so können Sie gegen diese Datenverarbeitung jederzeit Widerspruch einlegen; dies würde auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling gelten. Wir verarbeiten dann Ihre Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

 

Beschwerderecht:

Sind Sie der Meinung, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen deutsches oder europäisches Datenschutzrecht verstoßen, so bitten wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen, um Fragen klären zu können. Sie haben selbstverständlich auch das Recht, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden-

 

Beauftragter für Datenschutz der Evangelischen Kirche Deutschland

Hafenbad 22

89073 Ulm

Telefon: 0731 / 140593-0

Telefax: 0731 / 140593-20

Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

 

Wenn Sie eines der genannten Rechte uns gegenüber geltend machen wollen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten. Im Zweifel können wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern.

Haus Marienthal gGmbH
Evangelische Kinder-, Jugend- und Familienhilfe Schweinfurt
Am Oberen Marienbach 7, 97421 Schweinfurt, Telefon: 09721 / 72840, Telefax: 09721 / 728435